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  • 后疫情时代,打造高效、智能的「企业会议管理系统」

    adinnet / 2023-06-10 18:23 /洞察

    调查显示,人们用在会议上的时间占工作时间的37%,是企业信息分享与达成决策必不可少的沟通方式。然而召唤开会议带来的时间成本和支出逐渐成为企业的负担。提高会议有效性,节约会议时间,降低会议成本,是摆在企业管理者面前不容忽视的痛点,这一问题在后疫情时代尤为凸显。

    艾艺为客户打造的「企业会议管理系统」,让会议查询、会议发起、会议预定、信息发布、会议回执、会议纪要等流程通过PC+Pad即可轻松实现。降本增效,形成高效、智能的会议管理模式。

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    项目背景

    客户为全球头部智能移动设备制造品牌,随着经营范围不断扩大,业务增多,服务中心门店遍布各个城市,需要通过大量会议完成各项决策,领导品牌发展。为了解决传统会议的高成本、低效率问题,艾艺为其打造「企业会议管理系统」,让会议管理数字化、智能化。


    客户痛点

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    • 会议繁多

    缺乏有效的会议管理系统,造成各级会议缺乏逻辑,时间节点易混淆。

    • 成本高昂

    需要安排专人管理会议,安排时间,常发生多部门预约同一间会议室。

    • 资源浪费

    会议缺少完整的会议纪要,会议后落实效果不理想,造成管理资源浪费。


    解决方案

    • 管理端-多平台会议管理

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    包含用户端、管理端、Pad端多个平台,围绕会议前管理、信息发布、会议中、会议后等全场景,与会议大屏、签到设备联动集成,实现会议会流程数字化、一体化。

    • 管理端-会议模板

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    根据不同层级、不同类型的会议需求,提前设置自定义会议模板,便于管理者一键输出会议信息,快速发布会议信息,减少时间成本。

    • 管理端-可视化地图

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    将各楼层的会议室状态以地图形式呈现,点击即可查看当天会议安排,让大量的会议安排变得有序,大大提升会议管理效率。

    • 管理端-会议看板

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    会议看板以日历式直观展现在管理者面前,会议时间、地点等内容“一板了然”,避免时间冲突和争抢会议室的现象。

    • 用户端-会议预约

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    用户通过PC或移动设备即可完成会议预约,各会议室的容纳人数、会议室环境、设备等信息一键查看。

    • 用户端-会议设置

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    用户端可自定义会议提醒设置,包含会议开始前提醒和周期性提醒,桌牌、坐次、会议服务等信息都可在预约环节中完成。

    • 用户端-会议取消

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    会议开始前支持随时取消会议预约,并通知所有参会人员。若会议室因设备问题等特殊原因无法正常使用,也会通知用户另选会议室预约。

    • 用户端-智能转录

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    接入语音识别转录系统,可根据客需求设置多国语音,让远程和与会者随时掌握会议内容,提升会议后的落地效果。


    项目设计

    • 管理端-会议室管理

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    • 管理端-节日单管理

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    • 管理端-会议模板管理

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    • 管理端-会议素材管理

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    • 用户端-会议预约管理

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    • 用户端-会议信息查询

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    项目价值

    1. 多端协同,大幅提升会议组织与会议管理效率

    2. 整合会议资源,让会议管理更高效,节省成本

    3. 智能签到、保障会议规范,加速信息流转

    4. 加强综合管控,实现会前、会中、会后全流程闭环管理

    5. 智能提醒与信息统计,提升会议效果


    项目总结

    无论是后疫情时代的会议需求,亦或是低碳化趋势,数字化会议系统代替传统管理已成为未来选择。艾艺为客户打造的数字化会议管理系统,融合客户管理端和用户端的会议场景,涵盖会前准备、会中管理、会后跟进会流程智能会议管理系统,满足中大型政企的日常会议管理需求,让会议管理智能、高效、降本。


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